大学の誓約書の書き方。シャチハタは使える?間違えた場合は?


大学合格おめでとうございます!

これから晴れて「大人の一歩」を踏み出すわけですね。
どうぞ 大いに楽しみ大いに学んでください

さて 大学の合格通知が届くと早速「入学手続き」をしないといけません。合格通知と一緒に届いている誓約書や身元引受書などの書類の記入と発送です。

ご存知だとは思いますが 入学手続き用の書類は 指定された期日までに提出しないと入学ができなくなりますので必ず締切を確認して早めに郵送してくださいね。

今回は、これらの入学手続きの書類の書き方について説明したいと思います。

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大学の誓約書の書き方

大学に入学する本人が大学に対して「約束」することを文書にしたのが「誓約書」です。なので誓約書は これから大学に入学する本人が自筆します。誓約書の他にも身元引受についての書類・学生票・学生証の発行に関する書類などがあると思います。記入例を見ながらていねいに書いていってください。

日付
書類を書いた日にちを書きます

住所
特に指示がない場合は誓約書の場合は誓約書を書いている時点での住所を書きます。学生票の場合は入学後に住む住所になります。

保護者の名前と住所
保護者の方に書いてもらいます。印鑑も保護者のものを使います

保証人の名前と住所
保証人になっていただいた方に書いてもらいます。印鑑も保証人のものを使います。

その他に
住民票
卒業証明書
預金口座振替依頼書
などの書類の提出もあります
>>振替依頼書の書き方はこちらから

提出する書類は大学によって違います
提出忘れがないようにしっかりと確認していってくださいね。

大学の誓約書にシャチハタは使える?

「押印」は「おういん」と読みます。捺印(なついん)とも言います。印鑑を押すことです。書類に押す印鑑ってどうすればいいのか 慣れないうちはドキドキしますね。

最初に「普通の印鑑」と「シャチハタ印」について説明しておきますね。

こちらが普通の印鑑。
一般的な印鑑

こちらがシャチハタ印です。
シャチハタの印鑑
普通の印鑑は朱肉を付けて使います。動物のツノや牙・固い木材・チタン・石材・プラスチックなど固いものが使われています。

シャチハタは 名前の部分に「ものすごく小さな穴が開いたゴム」が使われていて そこからインクが出るようになっています。なので朱肉やスタンプ台がなくても判を押すことができます。

シャチハタはとても便利なんですが、押す部分が柔らかいゴムなので
 ・押し方によって文字が変形する
 ・使っているうちに文字が劣化してしまう

という特徴があります。

また シャチハタに使っているインクは 特に初期の頃 とても光に弱く劣化※が早かったので(インクは現在ではかなり改良されています )大事な書類では「シャチハタ不可」となっている場合が多いです。
※劣化するとインクが薄くなって、押している字が見えづらくなります

大学の書類に押す印鑑は?
特に指示がない場合は どちらでも構いませんが「シャチハタ不可」という書かれている場合は

「安い印鑑ではダメです」とか「実印を押してください」ということではなく、「印影(印鑑の文字)がきちんとわかる印鑑を押してください」という意味です。

なので「シャチハタ不可」の書類には 必ず「シャチハタ」ではなく「普通の印鑑」を使ってください

印鑑を押すときは
 ①書類の下に捺印用マットか雑誌などを置く
 ②まっすぐに書類に印鑑を置く
 ③ゆっくり「の」の字を書くように力を入れていく

ようにすると きれいに印鑑を押せます

書類に押す前に何度か練習してみてくださいね。

「スタンプ印・ゴム印不可」と書かれていたら?
スタンプ印を作っている最大手がシャチハタという会社なので、世間ではスタンプ印=シャチハタみたいな呼び方をしています。

「ゴム印」は幼稚園や小学校で桜のマークに「よくできました」の印鑑がありましたよね。あんな感じの文字の部分がゴムになっている印鑑です。

「スタンプ印・ゴム印不可」と書かれていたら「文字の部分にゴムを使っていない印鑑(つまり普通の印鑑のことです)で朱肉を使って押印してください」ということです

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大学の誓約書 間違えた場合は?

緊張していると 普段では考えられないミスをすることがあります。笑ってしまいそうですが「自分の名前を書き間違えた」とか「誕生日を書き間違えた」など、本当にそんなことをしてしまうんです。

こちらも 大学の説明で訂正方法が指示されていたらそれに従います。

指示がない場合は 基本的には 修正液は使わず 間違った場所に二重線を引いて その近くに印鑑を押します。そして正しい数や字を書いてください。

よっぽどひどい間違いで修正不能とか どうしていいかわからない場合は大学の学生課に問い合わせてみてください。学生課というのは大学で学生に関する事務関係の仕事をしている課になります。

誓約書などを一度コピーして 下書きしてから本当の用紙に記入するとミスを減らすことができます

入学手続き書類の郵送方法

合格通知の封筒に書類送付用の封筒も同封されていると思いますので、それを使って書類を郵送します。もし封筒がない場合は、書類を折らなくていい大きさの封筒に入れて郵送してください。封筒の表書きの左下に「誓約書在中」と書いてください。

送付先の敬称は?
「●●大学 学生課」となっている場合は その下に「御中」を付け加えます」

「●●大学 学生課行き」となっている場合は「行き」の部分を斜線で消して「御中」と横か下に書きます。

郵送は基本、普通郵便でも構いませんが、郵便事故がないとも限りません。もしものことを考えたら簡易書留(かんいかきとめ)か書留(かきとめ)にしておいた方がいいと思います。

普通郵便と簡易書留・書留の違い

普通郵便:普通のハガキや手紙を出すときの出し方です。ポストに投函か郵便局の窓口に持っていったら先方に届きます。

簡易書留:郵便物の引受と配達を記録します。普通郵便料金にプラス310円です。

書留:郵便物の引受から配達までを過程を含めて記録します。普通郵便料金にプラス370円です

簡易書留も書留も先方に確実に手渡ししてくれます。。

      (料金は2017年10月現在のものです)

簡易書留や書留で郵送する方法は?
郵便局の窓口に行って「簡易書留でお願いします」または「書留でお願いします」と言ってください。

発送したときに受領書をくれますので大事に保管しておいてください。受領書には封筒の表と裏の白黒の写真がついています。また「お問い合わせ番号」がありますので、トラブルがあった時にはこの番号で郵便局に問い合わせをしてください。

万が一「書類を出したけど大学に届かなかった!」ということになった場合に「簡易書留」や「書留」にしておくと「書類を出した」という証拠になります。「書留」の場合は経過のデータも残りますので、どこで書類が紛失したのかを探す手がかりになります。(書類を探すよりも 新たに書類を取り寄せて送付したほうが早いとは思いますが。。。)

なので 入学関連の大事な書類は最低でも「簡易書留」を使って郵送することをおすすめします

おわりに

文頭にも書きましたが、入学金の振込と書類の提出は期限を過ぎると入学取り消しや入学不許可になります。。。なんて言うと ホントに怖くなってドキドキしてしましますね。

もしも書類の不備や入れ忘れなどが あとでわかった場合は大学の学生課に問い合わせれば対応してくれます。書類の記入ミスがあっても 後日指示があります。とにかく期日までに提出しておけば あとは何とかなります。提出の締切だけは厳守なのでしっかり確認をしてくださいね。

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